Ситуация.
Предприятие производит строительные материалы из гипса. Реализует оптовым и розничным покупателям. Клиенты в основном постоянные. Основные функции отдела продаж – реализация продукции оптовым покупателям.

Проблема.
В целях перехода на новое программное обеспечение потребовалось описание существующих бизнес-процессов продаж. Описать текущие процессы продаж оказалось затруднительно, т.к. процессы подстраивались и часто пересматривались под конкретного клиента.

Задачи.
1. Определить стратегию отдела продаж и факторы, влияющие на объем продаж.
2. Сегментировать существующих клиентов и сформулировать правила работы отдела продаж с основными сегментами клиентов.
3. Описать процессы продаж в целях автоматизации.

Ход проекта.
1. Проведена серия групповых стратегических сессий с участием ведущих специалистов и руководителей отдела продаж и отдела информационных технологий:
выявлены потребности существующих клиентов – в процессах обслуживания, в качестве продукции и др.
рассмотрены ожидания сотрудников отдела продаж от работы в компании на основании выявления личных потребностей сотрудников,
выявлены факторы, сдерживающие развитие компании с точки зрения отдела продаж, и определены факторы, влияющие на мотивацию сотрудников отдела продаж.

По результатам групповых стратегических сессий подготовлены предложения руководству и собственникам компании по оптимизации деятельности отдела продаж и совершенствования бизнес-процессов в части взаимодействия отдела продаж с другими подразделениями предприятия – с технологами и производством, бухгалтерией, юридической и финансовой службами.

2. Проанализированы условия действующих договоров с постоянными покупателями:
разделение покупателей на группы по условиям договоров,
определение основных обязательных условий договоров и индивидуальных условий, решение по которым принимается руководителем отдела продаж, руководителем предприятия или конкретными менеджерами,
сформулированы предложения по изменениям действующих формулировок в договорах.

3. Проведены индивидуальные сессии с руководителем отдела продаж и руководителями основных подразделений предприятия, а также совместные совещания рабочей группы, в ходе которых:
разделены функции подразделений предприятия, участвующих в процессе продаж,
сформировано видение отражения в новой программе основных и дополнительных условий договоров с покупателями,
определен порядок отражения в программе процесса реализации продукции.

4. Описаны процессы продаж в целях автоматизации
формирование заказов покупателей,
отгрузка продукции оптовым покупателям,
отгрузка продукции розничным покупателям,
формирование плана продаж.

По результатам описания процессов произведены настройки и доработка новой программы под нужды отдела продаж.

Итоги работы за 2 месяца:
1. Сформировано единое видение системы работы с клиентами у сотрудников отдела продаж;

2. Сформировано четкое понимание своей роли у руководителей подразделений и роли своих подразделений в процессе реализации продукции;

3. Смещение фокуса внимания руководителя отдела продаж в сторону организации системной работы с клиентами и на выстраивание взаимоотношений отдела продаж с другими подразделениями.

4. Описаны процессы продаж в целях автоматизации.

Результаты достигнуты за счет работы с командой и формирования единого видения стратегии продаж.